اغلب، فروشنده‌هايي از نرم افزار CRM استفاده مي‌كنند كه در سفر هستند.‌ قبل از اين‌كه آن‌ها زماني را به آماده‌شدن براي جلسه‌هاي روزهاي بعدي اختصاص دهند، ممكن است نصف روزشان را صرف رفتن به نزد مشتري احتمالي كنند و بقيه روز را در جلسه بگذارند. به‌دليل مشغله كاري، آن‌ها اغلب براي ثبت كارهاي انجام‌شده در نرم افزار CRM زمان كافي ندارند زيرا هميشه در اين فكر هستند كه كار بعدي كه بايد انجام دهند، چيست.

به‌نظر بديهي مي‌آيد ولي يكي از روش‌هايي كه از طريق آن مي‌توان اين مشكل را دور زد، اين است كه مطمئن باشيد وارد‌كردن گزارش‌‌هاي جلسه‌هاي كاري در سيستم CRM، يكي از بخش‌هاي برنامه‌ريزي شده براي برنامه روتين تيم است.

شركتي كه من قبلاً در آن كار مي‌كردم، قانوني داشت كه بايد گزارش جلسه‌ها را ظرف مدت ۴۸ ساعت بايد تايپ مي‌كرديم، در نرم افزار CRM ثبت مي‌كرديم و سپس آن را به مديريت مرتبط با آن ايميل مي‌كرديم.

انجام‌ دادن اين كارها اصلاً سخت نيست، تنها بخش سخت آن عادت‌كردن به اين سيستم است كه به نسبت سريع اتفاق مي‌افتد.

يكي ديگر از روش‌ها براي انجام اين كار، استفاده از «قانون كمربند ايمني» است؛ اگر در طول جلسه براي به‌روز‌رساني گزارش‌ها يا جزئيات مرتبط زمان كافي نداريد، مطمئن شويد كه اين كار را قبل از آن‌كه كمربند ايمني خود را ببنديد و شروع به رانندگي كنيد، انجام دهيد.

سيستم CRM بايد به‌طور مداوم به‌روزرساني شود تا اطمينان كافي حاصل كند كه كاربرها بهترين تجربه را از اين سيستم به‌دست مي‌آورند.‌ اين كار به‌اندازه وارد‌كردن اطلاعات، بسيارمفيد است.

به نرم افزار CRM خود مثل ماشين فكر كنيد. آيا شما در موتور بنزيني ماشين، گازوئيل مي‌ريزيد؟ همين موضوع براي داده‌ها نيز صدق مي‌كند. كيفيت پايين داده‌ها مي‌تواند سيستم CRM شما را به نابودي بكشاند.

يكي از روش‌هايي كه از طريق آن مي‌توانيد مطمئن شويد كه نرم افزار CRM شما تا حد ممكن خوب كار مي‌كند، اين است كه آن را هر از گاهي به‌طور كامل پاكسازي كنيد. يكي از كارفرماهاي قبلي من، انترن بازاريابي را استخدام كرده‌ بود كه هر از گاهي سيستم را پاكسازي كند و مطمئن شود كه داده‌ها هنوز دقيق هستند. داده‌هايي كه شامل آدرس ايميل‌ها و عنوان شغل كارمندان و حتي كارمنداني كه هنوز در آن شركت كار مي‌كردند، مي‌شد.

اگر زماني در جايگاه شغلي بوديد كه شركت‌تان در يك سيستم جديد CRM سرمايه‌گذاري كرده‌بود، بدون شك روزهايي را به‌ياد مي‌آوريد كه آموزش آن را تجربه كرديد؛ در آن زمان بهترين دستور‌العمل‌هاي تمريني به شما ارائه شد و از اين‌كه ديگر نياز نبود تا مديريت فني سيستم را به‌عهده بگيريد، هيجان‌زده بوديد.

در آن زمان شما براي شروع استفاده از اين نرم‌افزار در جايگاه بسيار خوبي قرار داشتيد زيرا اطلاعات خوبي درمورد استفاده بهينه از اين سيستم به شما ارائه شده‌بود.

بعد از يك سال جذابيت اين سيستم از بين مي‌رود. كارمندان قديمي كم كم از شركت مي‌روند و متوجه مي‌شويد كه كارمندان جديد از آموز‌ش‌هايي كه شما ديده‌ايد، بهره‌اي نبرده‌اند و احتمالاً به‌اندازه شما سيستم CRM را سيستمي عالي نمي‌بينند. احتمالاً آن‌ها حتي نمي‌فهمند كه اين سيستم چقدر اهميت دارد و همين‌طور كه زمان مي‌گذرد اين چرخه، وضعيت بدتري پيدا مي‌كند.

يكي از روش‌هاي خوب براي مقابله با اين مشكل، ايجاد قهرمان CRM است.‌ فردي كه سيستم را به‌اندازه مادرش دوست داشته‌باشد و در نتيجه اگر با آن بدرفتاري شود، از آن دفاع كند.

قهرمان CRM بايد مطمئن شود كه سيستم به بهترين شكل ممكن كار مي‌كند. آن‌ها به تازه‌واردها آموزش مي‌دهند و فرد متخصصي وجود دارد كه هر زمان كه كارمندي سوالي داشته‌باشد مي‌توانند از او بپرسند. همچنين به آن‌ها زمان بدهيد تا سيستم را به‌طور كامل بررسي كنند و احتمالاً غافلگير مي‌شويد زيرا ويژگي‌هايي را پيدا مي‌كنيد كه درحال حاضر از‌ آن استفاده نمي‌كنيد ولي مي‌توانند در آينده به شما كمك كنند.

براي مطالعه‌ي ادامه‌ي متن به اشتباه در CRM در بلاگ پارميسافت مراجعه كنيد.